CIVIQ là một doanh nghiệp gia đình tại Úc, chuyên thiết kế, lắp ráp, lắp đặt và bảo trì các sản phẩm được thiết kế cho tiện ích công cộng. Sau đó, CIVIQ phát triển trở thành nhà cung cấp các giải pháp không gian công cộng lớn ở Bắc Mỹ và Úc.
Một trong những sản phẩm quan trọng của CIVIQ là trạm nạp nước uống (water bottle refill stations), đài phun nước uống (drinking fountains), biển báo tìm đường, vòi hoa sen ngoài trời, bảng thông báo và áp phích.
VẤN ĐỀ BAN ĐẦU :
Khi CIVIQ tiến tới giai đoạn chuyển giao thế hệ từ người sáng lập sang các con trai của ông, công ty cần sự hỗ trợ cho quá trình chuyển giao này - với một sự chuyển đổi mang tính cải tiến liên tục, để giúp công ty đạt được mục tiêu bán hàng. Các giám đốc mới đều là những người có kinh nghiệm sản xuất trong CIVIQ, nhưng họ lại có cách tiếp cận khác nhau khi đảm nhận cùng một vai trò.
CIVIQ luôn tự hào mang đến cho khách hàng sản phẩm có thiết kế đẹp và chất lượng cao, tuy nhiên vấn đề về sự phù hợp quy chuẩn của sản phẩm (product conformity) và đáp ứng kỳ vọng giao hàng đã đặt những thách thức to lớn với bộ phận sản xuất của công ty. Điều này dẫn đến việc phát sinh nhân lực để điều chỉnh sản phẩm lỗi, và dịch vụ khách hàng cần phải được cải thiện.
Mặc dù đội ngũ sản xuất gồm những nhân viên có năng lực và công ty được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, nhưng cách bố trí mặt bằng và cơ cấu đội ngũ phần nào hạn chế năng lực tiềm năng của CIVIQ. Các quản lý cấp cao nhanh chóng nhận thấy điều này và quyết định phải tìm giải pháp triệt để, giúp CIVIQ phát triển bền vững khi công ty được chuyển giao cho thế hệ tiếp theo.
Những thách thức lớn mà CIVIQ đang đối mặt là :
- Quản lý phụ tùng (parts management)
- Vấn đề đặt hàng và backlog ( chú thích : là các đơn đặt hàng mà khách hàng đã gửi nhưng chưa đến thời điểm giao hàng. Càng có nhiều đơn hàng backlog đồng nghĩa có càng nhiều khách hàng có nhu cầu với sản phẩm của bạn, và họ muốn nhận được hàng ở một thời điểm nào đó trong tương lai )
Điều này gây ra các rắc rối đối với bộ phận dịch vụ khách hàng trong việc bán hàng và tiếp thị của công ty.
GIẢI PHÁP :
Để giúp công ty tăng trưởng lợi nhuận và cân bằng sản xuất phù hợp với nhu cầu thị trường, CIVIQ đã nhận được sự tư vấn về Lean của Công ty TXM - để phát triển kế hoạch Quản lý Tinh gọn (Lean). Ban lãnh đạo tham gia dự án lần này gồm Tổng giám đốc - người được bổ nhiệm gần đây, một Giám đốc chuyên về Kỹ thuật & Thiết kế Sản phẩm, người còn lại là Giám đốc Kinh doanh & Tiếp thị.
Nhóm cố vấn đã giới thiệu "Hệ thống quản lý hàng tồn kho Kanban" và những công cụ quản lý trực quan khác. Ngoài ra, các cuộc họp hằng ngày đều được triển khai đều đặn để tiến hành bố trí lại mặt bằng sản xuất mới, tạo các dòng chảy liên tục của nguyên vật liệu. Điều này giúp khu vực sản xuất luôn trong trạng thái kiểm soát và ổn định, cho phép đội sản xuất làm việc đúng với tiềm năng của họ, và đáp ứng được những kỳ vọng của khách hàng.
Nhóm cố vấn xác định rằng những công việc liên quan đến tồn kho phải được chuyển giao sang bộ phận vận hành, để chúng được quản lý hiệu quả và đảm bảo giao hàng đúng hạn. Đây là ưu tiên số một do giá trị ước tính của đơn hàng tồn đọng (backlog) tại thời điểm này đã vượt quá 1 triệu đôla.
Một giải pháp khác cũng được áp dụng là "giảm số lượng mặt hàng được giao" nhưng "tăng tần suất giao hàng". Điều này đã giúp nhà cung cấp thép của CIVIQ hoàn thành các đơn đặt hàng của họ dễ dàng hơn, và giảm tình trạng tồn đọng đơn hàng cũng như tăng năng suất.
Thêm vào đó, một Giám đốc Sản xuất làm việc toàn thời gian phải luôn có mặt để quản lý việc sản xuất, và phân bổ các phụ tùng cho tất cả các đơn đặt hàng mà công ty đã nhận. Công ty đã thiết lập các nguyên tắc về đặt hàng, thời gian xử lý, lượng tồn kho an toàn cũng như số lượng đặt hàng tối thiểu cho mỗi đơn hàng.
KẾT QUẢ :
Nhiều chuyên gia khẳng định giai đoạn mong manh nhất đối với một "doanh nghiệp gia đình" là giai đoạn doanh nghiệp được truyền từ thế hệ sáng lập sang thế hệ tiếp theo. Tuy nhiên, CIVIQ đã vượt qua giai đoạn này một cách suôn sẻ với sự giúp đỡ của những "giải pháp Quản lý Tinh gọn" (Lean management).
Bằng việc áp dụng những công cụ Lean nêu trên, CIVIQ đã mang lại sự cải thiện kinh doanh vượt trội trong vòng 12 tháng. Hiệu quả thực tế của CIVIQ sau khi áp dụng Lean management bao gồm :
- Tái cơ cấu doanh nghiệp và phát triển một cơ cấu quản lý hiệu quả.
- Giải quyết các đơn đặt hàng tồn đọng (backlog) đã quá hạn và tăng gấp đôi doanh số hàng tháng.
- Tăng uy tín khi đảm bảo giao hàng đúng hạn, từ dưới 50% lên khoảng 97% tổng số đơn hàng mà công ty nhận được.
- Tăng gấp ba lần sản lượng hàng tháng so với cùng kỳ năm trước ở cùng một cơ sở sản xuất.
Nguồn :
Dịch bởi : Kim Đăng Consulting
Kim Đăng Consulting là đơn vị chuyên đào tạo Lean/Tư vấn Lean, đào tạo sản xuất và tối ưu hóa quy trình cho doanh nghiệp. Khách hàng & Đối tác của chúng tôi là những doanh nghiệp FDI toàn cầu như: Nike, Cocacola, Netsle, Walmart, Pouchen, Taekwang, Samho, Far Eastern Polytex, Jia Hsin … cùng với những tổ chức quốc tế như: IFC (Tập Đoàn Tài Chính Quốc Tế), ILO (Tổ Chức Lao Động Quốc Tế - Liên Hiệp Quốc), USAID (Mỹ), Tổ chức Sáng kiến thương mại bền vững IDH (Hà Lan), Tập đoàn Afnor Group (Pháp), …
Tham khảo chi tiết về các dịch vụ đào tạo của chúng tôi tại đây.