Cải tiến Lean cho lĩnh vực nhà hàng trong bối cảnh đại dịch Covid-19

Sức ép về cạnh tranh và đào thải ngày càng gia tăng, cộng thêm cú sốc về kinh tế do Covid-19 gây ra đã khiến cho nhiều doanh nghiệp “chao đảo”, lĩnh vực kinh doanh nhà hàng cũng không nằm ngoài cơn bão đó. Tác động từ dịch Covid-19 tạo ra nhận thức mới, xu hướng chuyển dịch trong thị hiếu tiêu dùng, giao dịch thương mại mới trên nguyên tắc từ xa, hạn chế tiếp xúc,...Có thể nói, đây là cơ hội để các doanh nghiệp nói chung và các nhà hàng nói riêng nhìn nhận, kiểm tra lại năng lực thực sự, sức chống chịu, thích ứng trước biến cố thị trường; rà soát, đánh giá, cơ cấu lại nguồn nguyên vật liệu, khách hàng và tìm ra hướng đi mới chủ động hơn, xây dựng phương án đổi mới mô hình sản xuất, chiến lược kinh doanh mới để nhanh chóng nắm bắt tín hiệu, nhu cầu mới của thị trường.



Từ trước đến nay, tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của nhà hàng vốn là một hành trình rất khó khăn - từ việc giảm thời gian chế biến đến kiểm soát hàng tồn kho để tận dụng tối đa nguyên vật liệu và cải thiện chất lượng phục vụ nói chung. Ở một số quốc gia, các nhà hàng đã mở cửa trở lại và tìm cách thích ứng với “sự bình thường mới” sau thời gian “ngủ đông" vừa qua. Và “Sự bình thường mới” đồng nghĩa với việc “phải thay đổi”.

Mọi hoạt động của nhà hàng đều phải được xem xét lại, từ mặt bằng, bố trí không gian để đảm bảo giãn cách xã hội cho đến các công việc vận hành. Ngày nay, các nhà hàng cần phải thực hiện các công tác đảm bảo an toàn, phòng chống dịch COVID-19 cho khách hàng và người lao động, cũng như giảm thiểu lãng phí và sai sót trong quá trình phục vụ. Trong bài viết hôm nay, tác giả đưa ra một vài ý tưởng lấy cảm hứng từ kinh nghiệm của chính ông trong lĩnh vực Lean, qua đó hỗ trợ các nhà hàng có thể thực hiện quá trình chuyển đổi tinh gọn và nâng cao khả năng cạnh tranh.


1/ Tối ưu hóa chi phí với biểu đồ Pareto:

Chủ nhà hàng sẽ phải xem xét lại cơ cấu chi phí của họ, từ nhân sự đến nguyên vật liệu và chi phí cố định. Khi họ bắt đầu xem xét các đầu mục chi phí riêng lẻ, chắc chắn họ sẽ phải thay đổi rất nhiều công việc - từ cắt giảm chi phí sản xuất; rà soát, tìm kiếm nguồn cung ứng nguyên vật liệu thay thế; tích cực tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm, đến luân chuyển nhân viên, áp dụng giờ làm linh hoạt. Phục vụ bàn sẽ trở thành người tư vấn món ăn hoặc thông báo cho khách hàng về các thành phần được sử dụng trong thực đơn, cung cấp thông tin thức ăn và thông báo cho thực khách nếu có thành phần nào có thể gây dị ứng cho họ (một số điều này đã khá phổ biến ở các nhà hàng ở Mỹ). Người nhân viên chạy bàn này sẽ đảm nhận vai trò như “người kiểm soát” - giúp truyền đạt những thông tin hữu ích cho khách trước khi gọi món và phục vụ họ trong suốt bữa ăn.


Một kỹ thuật rất hữu ích khi phân tích chi phí là sử dụng biểu đồ Pareto. “Biểu đồ Pareto” là một dạng đồ thị hình cột phản ánh các dữ liệu chất lượng thu thập được, sắp xếp theo thứ tự từ cao đến thấp, chỉ rõ các vấn đề cần được ưu tiên giải quyết trước. Phương pháp này cho phép chúng ta xác định các mức độ ưu tiên. Pareto yêu cầu chúng ta xác định 80% kết quả do 20% nguyên nhân mà chúng ta tìm thấy trong bảng P&L (Profit-Loss Sheet) của mình.



Có thể thấy: trạng thái “bình thường mới” (đi kèm với nhiều quy tắc mới về vệ sinh, an toàn) sẽ tác động lớn đến cơ cấu chi phí của các nhà hàng, do đó họ sẽ cần phải tìm ra các giải pháp mới và tốt hơn để giải quyết các vấn đề chi phí phát sinh.

Một thách thức khác đối với các chủ nhà hàng sẽ là giảm thời gian chờ đợi, loại bỏ lãng phí và phục vụ khách nhanh nhất có thể. Điều này có thể có tác động rất lớn đến doanh thu và số lượng bữa ăn nhà hàng có thể cung cấp hàng ngày. Trên thực tế, để đạt được mục tiêu này sẽ đòi hỏi một nỗ lực lớn trong việc phân tích quy trình làm việc và tổ chức công việc để tối đa năng lực của nhà hàng.


2/ Sử dụng 6S để xem xét lại thực đơn và danh sách rượu:

Khi các nhà hàng đang chật vật tìm kiếm nguồn cung ứng nguyên vật liệu thì chi phí thực phẩm cần phải được tính toán hợp lý. Ban đầu, các nhà hàng có thể giảm số lượng món ăn, tập trung vào chất lượng hơn là số lượng. Việc xem lại danh sách rượu cũng là cơ hội tốt để giới thiệu và cung cấp các sản phẩm ít được biết đến, cho phép các nhà hàng giữ lại lợi nhuận tốt.



Đối với các nhà hàng đang tìm cách xem xét rút gọn thực đơn có thể dựa vào phương pháp 6S để phân tích các món ăn và các nút thắt cổ chai phổ biến nhất cũng như xác định các thành phần nguyên liệu ít được sử dụng và những món ăn không được gọi thường xuyên.


3/ Hệ thống Kanban và hệ thống kéo (mô hình siêu thị) cho một nhà bếp tinh gọn, không lãng phí:

Các nhà hàng trong thời gian tới sẽ hướng đến việc sử dụng nhà bếp hiệu quả hơn, cố gắng chế biến nhiều hơn, năng suất hơn với ít lãng phí hơn (điều này thường xảy ra với cả ở những nhà bếp hiệu quả nhất). Khi nhập nguyên vật liệu, nhà hàng sẽ chú ý các thông tin trên nhãn mác, bao bì như nguồn gốc xuất xứ, ngày đóng gói và hạn sử dụng, thành phần cấu tạo,...



Tuy nhiên, trong giai đoạn này, họ sẽ phải chú ý nhiều hơn trước - để tránh lãng phí dưới mọi hình thức. Chúng ta có thể sử dụng 2 công cụ quản lý tinh gọn khá nổi tiếng để giải quyết tình huống này : Hệ thống Kanban và Hệ thống kéo. Hai phương pháp này có thể giúp họ điều chỉnh tình hình chế biến phù hợp với nhu cầu của khách, đảm bảo nhà bếp luôn nhập nguyên vật liệu với đúng số lượng, vào đúng nơi đúng lúc.


4/ Tuyến đường vòng (Milk run) cho các nhà sản xuất địa phương:

Khi mở cửa trở lại, các nhà hàng có thể sẽ ưu tiên tìm kiếm các nhà cung cấp nguyên vật liệu tại địa phương. Trong đại dịch Covid-19, nhiều nhà cung ứng có thể đã thiết kế lại mạng lưới và tuyến đường vận chuyển của họ - và “Tuyến đường vòng” (milk run) có thể là 1 trong những giải pháp.

“Tuyến đường vòng” là hành trình vận chuyển trong đó xe tải sẽ giao hàng từ một nhà cung ứng tới lần lượt nhiều khách hàng hoặc gộp các lô hàng từ nhiều nhà cung ứng tới một khách hàng. Việc phối hợp các lô hàng như vậy cho một tuyến đường của một xe tải sẽ khắc phục được hạn chế của “Vận chuyển thẳng”.



Phương án “Vận chuyển thẳng” được coi là hợp lý nếu nhu cầu tại từng địa điểm khách hàng là đủ lớn để vận chuyển đầy xe hoặc khi vận chuyển những mặt hàng cồng kềnh, trọng lượng lớn. Nhưng nếu mỗi địa điểm chỉ cần khối lượng hàng nhỏ thì phương án này sẽ làm tổng chi phí vận chuyển tăng, do cước phí cao cộng với chi phí lớn cho việc giao nhận nhiều lô hàng nhỏ. Do đó, “Vận chuyển tuyến đường vòng” là một cách thích ứng hợp lý đối với bài toán vận chuyển trong thời kỳ đại dịch đối với các nhà cung ứng địa phương, giúp giảm chi phí vận chuyển nguyên vật liệu mà các nhà hàng phải trả, giảm thời gian giao hàng và giữ được độ tươi sống của thức ăn. Chúng ta sẽ thấy sự quay trở lại của các chuỗi cung ứng ngắn hơn, trong đó các mối quan hệ trực tiếp sẽ đóng một vai trò quan trọng.


5/ Doanh thu tinh gọn, đặt chỗ trực tuyến và heijunka trong nhà bếp:

Cải tiến trong việc đặt bàn trước có thể xem là một dấu mốc cho những ai quan tâm đến việc tối ưu hóa dòng chảy và tối đa lợi nhuận. Tất cả rủi ro khách hủy bàn vào phút cuối đã không còn nữa.

Giải pháp “Doanh thu tinh gọn” (Lean revenue) đã được áp dụng tại nhà hàng Next ở Chicago. Họ bắt buộc khách hàng phải mua vé cho một số món ăn cố định và giá của những món ăn này thay đổi dựa trên mức độ bận rộn của nhà hàng vào các khung giờ khác nhau trong ngày (một phương pháp bắt nguồn từ ngành hàng không). Phương pháp “đặt chỗ thông minh” này nhằm mục đích “không khuyến khích” mọi người đặt bàn vào giờ cao điểm hoặc những khung giờ được xem là lúc nhà hàng bận rộn nhất.

Ví dụ : giá một bàn lúc 9:30 tối Thứ 3 sẽ rẻ hơn một bàn lúc 8:30 tối Thứ 7. Như vậy, hệ thống này giúp đảm bảo doanh thu (khách hàng thanh toán trước) và hạn chế rủi ro khách hàng đặt bàn nhưng không đến. Hơn nữa, những việc đặt trước sẽ giúp hạn chế tình trạng đông đúc nhà hàng và giảm thiểu tối đa việc tương tác trực tiếp với nhân viên phục vụ, phòng chống nguy cơ lây nhiễm COVID-19.



Giải pháp này còn cho phép nhà hàng thực hiện heijunka (cân bằng sản xuất). Trong trường hợp này là cân bằng chế biến thức ăn trong bếp, với nhịp hoạt động liên tục và phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Đây là một mô hình kinh doanh mới, trong đó giá của một món ăn không được xác định bởi những gì mà khách hàng ăn mà là xác định tại thời điểm họ đặt bàn.


6/ Giao tiếp bằng hình ảnh: Chúng ta đã thấy nhiều các nhãn dán xuất hiện trên sàn nhà hàng/siêu thị/sân bay… để chỉ đường cho khách hàng đi theo, thực hiện theo hướng dẫn và giúp duy trì khoảng cách an toàn. Có thể thấy, các tín hiệu được sử dụng để truyền đạt thông tin quan trọng cho khách hàng và khuyến khích những hành vi có tính trách nhiệm ở nơi công cộng.



Một ý tưởng rất thú vị là hệ thống ANDON tương tự với “đèn giao thông” được đặt bên ngoài lối vào của nhà hàng. Hệ thống này có thể thông báo cho mọi người biết mức độ đông đúc bên trong, nên họ có thể quyết định rằng liệu họ có nên bước vào trong hay không.


Nguồn :

https://planet-lean.com/lean-innovation-restaurants/

Dịch bởi: Kim Đăng Consulting


Kim Đăng Consulting là đơn vị chuyên đào tạo Lean/Tư vấn Lean, đào tạo sản xuất và tối ưu hóa quy trình cho doanh nghiệp. Khách hàng & Đối tác của chúng tôi là những doanh nghiệp FDI toàn cầu như: Nike, Cocacola, Netsle, Walmart, Pouchen, Taekwang, Samho, Far Eastern Polytex, Jia Hsin … cùng với những tổ chức quốc tế như: IFC (Tập Đoàn Tài Chính Quốc Tế), ILO (Tổ Chức Lao Động Quốc Tế - Liên Hiệp Quốc), USAID (Mỹ), Tổ chức Sáng kiến thương mại bền vững IDH (Hà Lan), Tập đoàn Afnor Group (Pháp), …

Tham khảo chi tiết về các dịch vụ đào tạo của chúng tôi tại đây.