5S thì có liên quan gì đến COVID 19? Lại chiêu trò giật tít câu view đây! Bình tĩnh, câu trả lời sẽ có sau khi … đọc xong, đặc biệt là chú ý đến chữ S thứ ba các bạn nhé: “Sạch sẽ”. 5S là phương pháp khoa học để tổ chức, phát triển và duy trì khu vực làm việc theo 5 bước có tên viết tắt từ 5 chữ “S”. Đó là nền tảng cơ bản để loại bỏ lãng phí, liên tục cải tiến nâng cao chất lượng, năng suất, an toàn và hiệu quả trong vận hành doanh nghiệp
Đây là một định nghĩa thông thường mà hầu hết chúng ta đều biết nhờ … hỏi Google, tham gia một khóa học ngắn hạn, hoặc từng có thâm niên thực hành 5S trong môi trường sản xuất nhưng vẫn chưa thấy rõ hiệu quả. Tất nhiên là khoảng cách giữa mức độ “biết” - “hiểu” – “vận dụng thành công” là một khoảng cách mênh mông mà ít ai chịu thừa nhận!
Trước đây tôi cũng vậy và điều này không có gì sai cả! Cho đến khi… vào một ngày đẹp trời, công ty đưa ra lời đề nghị tôi tham gia một dự án y tế cộng đồng trong vai trò hướng dẫn đề tài cải tiến quy trình điều trị bệnh nhận ngoại trú. Tôi đã rất bất ngờ vì chưa bao giờ nghĩ đến việc có thể vận dụng chuyên môn của mình trong lãnh vực sản xuất/kỹ thuật qua ngành … y tế!
Trước đây khi học chuyên ngành về Hóa Phân tích và KT Nông Nghiệp, thành thật mà nói là cũng hơi bị giỏi về các môn Sinh, Hóa Sinh, Vi Sinh, Dinh Dưỡng… nhưng đó là lý thuyết. Ngặt nỗi đây là một dự án thiện nguyện không thể từ chối khi công ty đã cam kết với cộng đồng. Thế là tôi nhận dự án với một tâm thế vừa lo lắng vừa háo hức. Sau những ngày đầu dò dẫm, tìm hiểu, vận dụng các kiến thức cùng với các công cụ Lean Six Sigma vào thực tế ngành y tế, tôi bắt đầu nhận ra những bất cập lãng phí trong công tác tổ chức, ngay từ khâu tiếp nhận bệnh nhận, xét nghiệm, khám, phát thuốc … các cơ hội cải tiến bắt đầu lộ diện dần.
Sau này khi dự án kết thúc thành công, ngẫm lại thấy nhiều cái hay vì tôi được hiểu rõ hơn về ý nghĩa triết lý của các phương pháp, đặc biệt là 5S không chỉ đơn thuần là một công cụ cải tiến trong sản xuất. Suy cho cùng, giống như là cuộc sống và mọi ngành nghề khác, y tế cũng là một quy trình chưa hoàn hảo, chưa thật sự làm cho bệnh nhân (chính là khách hàng) hài lòng. Thậm chí nếu chất lượng dịch vụ điều trị có tỷ lệ sai sót đạt Six Sigma (3,4 lỗi trên môt triệu) thì cũng vô nghĩa vì sai sót đó là những sinh mạng vô giá. Và giờ đây khi cơn đại dịch thê kỷ COVID19 đang hoành hành trên toàn thế giới, tôi lại nhớ về rất nhiều phương pháp hỗ trợ thành công cho cái đề tài đá lộn sân này nhưng xin phép chỉ tập trung vào ứng dụng 5S để đối phó với loài virus khủng khiếp này đây.
Hãy bắt đầu từ chữ S đầu tiên:
1. Seiri – Sort – Sàng lọc: phân loại và loại bỏ tất cả những vật dụng không cần thiết, đồ linh tinh, bệnh phẩm, và rác ra khỏi khu vực làm việc. Chỉ giữ lại tại nơi làm việc những vật dụng cần thiết với số lượng vừa đủ và tại thời điểm cần dùng.
Lợi ích của S1:
- Tiết kiệm diện tích, không gian làm việc rộng rãi, thông thoáng,
- Giảm bớt sự bừa bộn của vật dụng, trang thiết bị y tế làm trở ngại trong công việc và nguồn gốc nhiễm khuẩn, lây nhiễm chéo nguồn bệnh
- Giảm số lượng thiết bị, công cụ, thuốc men và vật tư không thật sự cần thiết, từ đó cũng góp phần giảm ngân sách lưu trữ.
- An toàn, dễ dàng phát hiện và ngăn chặn những nhầm lẫn, sai sót gây ra sự cố về chất lượng dịch vụ điều tri.
Một số lưu ý khi ứng dụng S1 trong phòng chống dịch bệnh: không gian các khu vực công cộng và nhà ở phải thông thoáng và ít vật dụng để giảm tiết diện bề mặt giao tiếp với mầm bệnh phát tán từ dịch tiết của người bệnh. Việc hạn chế sử dụng máy lạnh hoặc để từ nhiệt độ từ 25oC trở lên, mở hết cửa sổ đón ánh nắng và gió, loại bỏ tất cả các vật dụng không cần thiết sẽ tạo sự thông thoáng giúp Coronavirus sẽ tự hủy sau 3-5 phút và chúng không đủ nhẹ để tồn tại lâu trong không khí.
2. Seiton – Set in Order – Sắp xếp: Sắp xếp các vật dụng cần thiết vào vị trí phù hợp với số lượng vừa đủ với phương châm 4 Dễ: “dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra” và 3 Định: “định danh, định vị, định lượng”. S2 giúp bố trí tổ chức khu vực làm việc hiệu quả hơn, giúp các y bác sỹ, nhân viên y tế dễ dàng kiểm soát và tìm kiếm thiết bị, thuốc, vật tư, thông tin lưu trữ, …giảm vật tư tồn đọng, giảm thời gian chờ đợi của bệnh nhân, giảm lãng phí do thao tác thừa
Không chỉ vật dụng mà ngay cả việc sắp xếp vị trí của các phòng ban chức năng cũng nằm trong phạm vi của chữ S thứ 2. Khi tôi cho vẽ sơ đồ Spaghetti để tối ưu hóa lại việc bố trí các khâu trong bệnh viện, tất cả đều rất kinh ngạc trước sự vô lý “không thể chấp nhận” được nhưng đã nghiễm nhiên tồn tại từ rất lâu rồi mà không ai biết. Bản thân tôi cũng từng có những trải nghiệm “nghẹn ngào” khi đưa con đi khám bệnh: chờ thang máy lâu quá đành phải bế bé đi bộ lên lầu 7, sau khi chờ xếp hàng dài dằng dặc đến lượt, y tá phán một câu gọn lỏn xuống tầng … trệt thử máu rồi lên khám lại! Theo thống kê thì tỷ lệ thêm giá trị trong các lãnh vực chỉ từ 1-5% và ngành y tế không phải là ngoại lệ nếu không muốn nói là thấp hơn. Ví dụ như một bệnh nhân ở tỉnh về khám định kỳ có khi chờ đợi cả ngày để chỉ được gặp bác sỹ khoảng 3 phút, tính ra tỉ lệ chắc là không cao hơn 1% phải không các bạn. Vậy nếu biết vận dụng tốt S2 trong toàn bộ hệ thống, hoàn toàn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian chờ đợi cho bệnh nhân cũng như giảm tải cho y bác sỹ.
Các tiêu chí sắp xếp S2 là:
- Tần suất sử dụng
- Nhập trước xuất trước (FIFO)
- Vị trí tiếp cận thuận lợi và hỗ trợ khoa học về thao tác lao động (ergonomics).
Một số lưu ý khi ứng dụng S2 trong phòng chống dịch bệnh: mỗi nhà nên có tủ thuốc gia đình trong đó lưu trữ có hệ thống với số lượng vừa đủ, trực quan hóa bằng sơ đồ 5S các vật dụng và thuốc men cần thiết như khẩu trang, dung dịch rửa tay, nước súc miệng, Vitamin C, thuốc cảm, sổ mũi, đau bụng… theo nguyên tắc 4 Dễ và 3 Định kể trên để ai cũng có thể tiếp cận nhanh khi cần, tránh tình trạng khẩn cấp thì lại không có! Việc môi trường sống được bố trí gọn gàng, ngăn nắp, thông thoáng và khoa học sẽ tạo ra nhiệt độ và ẩm độ phù hợp, tích lũy năng lượng tích cực cho ngôi nhà, tiết kiệm được thời gian tìm kiếm, tiếp cận, nổ lực và sức khỏe vào những hoạt động gia tăng giá trị cho cuộc sống.
3. Seiso – Shine - Sạch sẽ: đây là chữ S quan trọng nhất trong ngành y tế.
Có 2 lưu ý chính cần ghi nhớ:
- Ngăn chặn và tiêu diệt tận gốc nguồn gốc lây nhiễm bẩn (eliminate sources of contamination): giữ gìn sạch sẽ môi trường sống, khu vực làm việc để cách ly với nguồn gốc lây nhiễm
- Vệ sinh khu vực làm việc, công cụ, trang thiết bị y tế… chính là công tác kiểm tra để phát hiện sớm những sự cố có thể phát sinh.
Một số lưu ý khi ứng dụng S3 trong phòng chống dịch bệnh: S3 được giao nhiệm vụ tiên phong với phương châm “phòng bệnh hơn chữa bệnh”. Vệ sinh bàn tay bằng nước và xà phòng diệt khuẩn hoặc dung dịch vệ sinh tay có chứa cồn là cách đơn giản nhưng hiệu quả để ngăn ngừa sự lây lan của mầm bệnh. Tại sao? Thống kê của Trung tâm Kiểm soát và Phòng ngừa Dịch bệnh Hoa Kỳ (CDC) cho thấy lượng vi khuẩn trú ngụ trên bàn tay người lên đến 4,6 triệu vi khuẩn trên 1 cm2. Bàn tay là phương tiện trung gian làm lan truyền tác nhân nguồn bệnh sau khi tiếp xúc với các vật dụng hàng ngày (xem hình 3)
Đừng nói đến bệnh viện và khu vực công cộng, ngay cả ở văn phòng với bề ngoài trông rất sạch sẽ, bạn sẽ không ngờ rằng mình đang tiếp xúc với những đồ vật dơ bẩn khủng khiếp, thậm chí còn dơ hơn cả … toilet nhiều lần như: bàn phím máy vi tính, laptop, chuột vi tính, thẻ nhân viên điện từ, điện thoại, remote điều khiển, bồn rửa, tiền, tay nắm cửa, nút bấm thang máy, tay cầm thang cuốn, công tắc đèn,… Tất cả đều bị nhiễm các loại khuẩn E Coli, Bacteria, Norovirus… với số lượng lên đến hàng triệu. Tất nhiên là Coronavirus cũng chẳng ngại gì mà không nhập bọn.
Các nhà khoa học còn phát hiện ra nó hiện diện cả trên tay nắm cửa, nút bấm thang máy!!! Ngay cả việc đi khám bác sỹ mà biết cái cà vạt của các bác là ổ bệnh với 5 nguồn bệnh thì chắc ai cũng chạy mất vía! Ví vậy, chiêu hữu hiệu nhất để tránh tiếp xúc trực tiếp với bề mặt là hãy dùng một cây bút bấm để chạm nút thang máy, xong bấm vào là an toàn. Cũng đừng quá lịch sự gặp ai cũng bắt tay và ráng nhịn … ôm, các bạn nhé.
Đọc tham khảo thêm các link này, bảo đảm không bạn nào còn muốn dùng ngón tay nhón đồ ăn vặt trong lúc gõ bàn phím nữa nhé :
http://abcnews.go.com/Health/Germs/story?id=4774746&page=1, https://news.zing.vn/4-6-trieu-vi-khuan-cu-ngu-tren-1-cm2... ...
Ngoài ra, phải thường xuyên vệ sinh bằng dung dịch sát khuẩn các bề mặt tiếp xúc dịch tiết của bệnh nhân, kể cả các bề mặt kim loại, đá, bê tông …vì trong môi trường máy lạnh chúng có thể tồn tại vài ba giờ. Đeo khẩu trang cũng là biện pháp phòng ngừa hữu hiệu đúng theo tiêu chí của S3 nhưng chỉ có hiệu quả nếu chúng ta sử dụng đúng cách! Xem cách đeo khẩu trang đúng cách trong hình 4 dưới đây.
4. Seiketsu – Standardize – Săn sóc: tiêu chuẩn hóa và hướng dẫn cách thức thực hiện một cách đồng bộ 3 chữ S kể trên. Mục tiêu chính của Săn sóc là ngăn ngừa sự trở lại tình trạng ban đầu sau khi thực thi ba trụ cột đầu tiên, tạo thành thói quen, đảm bảo 3 trụ cột S đầu luôn luôn được duy trì trong tình trạng tốt nhất.
Một số lưu ý khi ứng dụng S4 trong phòng chống dịch bệnh: tiêu chuẩn hóa hiệu quả nhất là hình ảnh minh họa trực quan. Hãy xem poster hướng dẫn (xem hình 4) bạn sẽ thấy nó đơn giản và dễ hiểu hơn nhiều so với các văn bản dài dòng.
5. Shitsuke – Sustain – Sẵn sàng: thực hành, rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, kỷ luật trong việc tuân thủ các tiêu chuẩn của 4 chữ S kể trên. Một môi trường làm việc an toàn, vệ sinh sạch sẽ, năng suất và tinh thần làm việc của đội ngũ y bác sỹ cao cao hiển nhiên sẽ giúp cho chất lượng điều trị, chăm sóc y tế nâng cao.
Một số lưu ý khi ứng dụng S5 trong phòng chống dịch bệnh: dù muốn dù không, bạn không thể ngăn chặn hoàn toàn mầm bệnh đang tồn tại khắp nơi trong không gian sống. Vì vậy biện pháp hữu hiệu nhất vẫn là tăng cường thể trạng và sức đề kháng bằng cách tập luyện thể dục thể thao thường xuyên, duy trì lới sống lành mạnh, ăn uống đầy đủ dưỡng chất, ngủ đủ giấc,…Ngoài ra, bạn có tin là dân trí và văn hóa cũng có liên quan trực tiếp đến tốc độ lây lan dịch bệnh không? Ngoài yếu tố khách quan như thời tiết, các thói quen xấu trong hành vi ứng xử hàng ngày như không giữ gìn vệ sinh nơi công cộng, ăn to nói lớn, khạc nhổ phóng uế bừa bãi, … chính là tác nhân khuếch tán mầm bệnh đi nhanh và xa hơn. Tóm lại, “động thủ” (rửa tay thường xuyên) và “tịnh khẩu” (ăn đủ dinh dưỡng, nói ít lại cho bớt khẩu nghiệp và đeo khẩu trang) là 2 độc chiêu trong công tác phòng chống dịch. Chúc các bạn tích lũy thật nhiều năng lượng, biết cách tự bảo vệ mình và bền tâm vững chí cùng nhau vượt qua cơn đại dịch thế kỷ này nhé.
Khoa Nguyễn
Kim Đăng Consulting là đơn vị chuyên đào tạo Lean/Tư vấn Lean, đào tạo sản xuất và tối ưu hóa quy trình cho doanh nghiệp. Khách hàng & Đối tác của chúng tôi là những doanh nghiệp FDI toàn cầu như: Nike, Cocacola, Netsle, Walmart, Pouchen, Taekwang, Samho, Far Eastern Polytex, Jia Hsin … cùng với những tổ chức quốc tế như: IFC (Tập Đoàn Tài Chính Quốc Tế), ILO (Tổ Chức Lao Động Quốc Tế - Liên Hiệp Quốc), USAID (Mỹ), Tổ chức Sáng kiến thương mại bền vững IDH (Hà Lan), Tập đoàn Afnor Group (Pháp), …
Tham khảo chi tiết về các dịch vụ đào tạo của chúng tôi tại đây.