Bằng cách tối ưu hoá quy trình vận chuyển bằng cách ứng dụng Lean, một công ty kinh doanh nông sản ở Brazil đã giảm được 75% thời gian chu trình vận chuyển nguyên vật liệu và 66% các chi phí liên quan.
Vào năm 2018, một công ty nông sản ở bang São Paulo, Brazil, đã cải thiện chu trình vận chuyển nguyên vật liệu (material handling cycle time) đến 75% so với ban đầu. Với mức đầu tư thấp nhất, công ty này đã có thể cải thiện năng suất mà không cần tuyển thêm nhân viên mới. Họ đã đạt được điều này bằng cách sắp xếp quy trình vận chuyển của mình từ khâu chọn nguyên liệu thành phẩm (đặt tại đơn vị sản xuất) cho đến khi đến trung tâm phân phối bên ngoài nhà máy (cách vị trí ban đầu khoảng 40 km).
VẤN ĐỀ BAN ĐẦU :
Vì kho nội bộ của công ty không thể chứa thêm nguyên liệu, họ quyết định vận chuyển một số sản phẩm đến nhà kho bên ngoài. Nhưng khối lượng hàng hoá phải vận chuyển rất lớn - mỗi ngày có khoảng 12 xe tải 24 tấn được sử dụng, tương đương với gần 288 tấn nguyên liệu cần được xử lý (mỗi tấn hàng hoá tương ứng với khoảng một pallet).
Giải pháp này đã dẫn đến một rắc rối lớn khi rất đông phương tiện phải đợi ở kho mỗi ngày để chờ cho việc vận tải nguyên vật liệu lên xe. Trung bình, 8 tiếng đồng hồ sẽ trôi qua từ thời điểm một chiếc xe tải đến cổng vào và thời gian nó rời đi về đích. Mỗi chiếc xe tải mất trung bình 8 tiếng đồng hồ từ khi bắt đầu chờ tại cửa kho đến khi xe di chuyển đến đích cuối cùng (nhà kho bên ngoài).
Dưới đây là một số ghi chú của những người tham gia quan sát được :
1. Các xe tải được thuê riêng lẻ.
2. Không có nhân viên phụ trách thời gian chất hàng cho từng xe, xe nào đến trước được chất hàng trước.
3. Lộ trình xe di chuyển không rõ ràng cụ thể.
4. Nhóm sẽ chỉ quyết định chất nguyên vật liệu nào trước khi quá trình tải diễn ra mà không có kế hoạch chi tiết.
5. Mặc dù luôn có người sẵn sàng hỗ trợ việc sắp xếp hàng hoá nhưng tình trạng chậm trễ vẫn thường xuyên xảy ra - dẫn đến việc chờ đợi, tiêu tốn thời gian và tiền bạc của công ty.
Nhóm đã cố gắng đưa ra rất nhiều cải tiến, nhưng không hoàn toàn giải quyết được vấn đề. Họ đã cố gắng tối ưu hóa quy trình, giảm số lượng xe phải nối đuôi nhau chờ đợi, hạn chế tình trạng chậm trễ, làm thêm giờ và loại bỏ các lãng phí nói chung. Tuy nhiên mọi nỗ lực của họ đều vô ích, vì tại thời điểm đó : công ty đã không phân tích vấn đề một cách chính xác và rõ ràng. Mỗi xe tải vẫn tốn 8 tiếng đồng hồ - từ lúc xe chờ ở kho đến lúc rời đi sau khi hoàn thành quá trình chất hàng.
NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ :
Nhóm dự án vẫn đang loay hoay tìm cách cải thiện tình hình. Họ đã phải xem xét lại toàn bộ quá trình chất dỡ hàng để tìm ra cách cải tiến hiệu quả và bền vững nhất. Trước tiên, công ty cần phải hiểu rõ về “sự chậm trễ” và “chi phí phát sinh” trong quá trình vận chuyển nguyên vật liệu – đây chính là 2 nguyên nhân gây ra những vấn đề nêu trên. Đồng thời, công ty đặt ra mục tiêu rõ ràng để giảm thiểu tối đa những tổn thất liên quan và cải thiện quy trình này. Chính vì thế Tư duy Tinh gọn (Lean Thinking) có thể hỗ trợ quá trình phân tích trong công cuộc chuyển đổi này của công ty.
Sau khi gắn kết lãnh đạo và các bên liên quan, giai đoạn tiếp theo là phân tích quy trình và các bước liên quan để xác định rõ thay đổi nào cần được thực hiện. Công ty đã tìm ra được những nguyên nhân chính :
- Thiếu quy trình chuẩn hóa trong quá trình xếp dỡ hàng hoá, nguyên vật liệu.
- Các hoạt động thường xuyên dừng lại và bị gián đoạn
- Nhân công tham gia vào quá trình làm việc bị thiếu liên kết và sự rõ ràng.
- Các xe tải vận chuyển có công suất không đồng đều (do được thuê riêng lẻ) , cách xếp dỡ hàng hoá khác nhau, thiếu đồng nhất (cũ, mới, các vấn đề về cơ khí, v.v.).
- Sự chậm trễ và lãng phí đều xuất hiện ở tất cả các bước trong quá trình.
KẾ HOẠCH CẢI TIẾN :
Sau khi đã hiểu rõ nguyên nhân, cả nhóm tiến hành giải quyết từng vấn đề một. Họ áp dụng khái niệm dòng chảy liên tục (continuous flow) cho toàn quy trình : sản xuất và vận chuyển một mặt hàng tại cùng một thời điểm (hoặc một loạt những mặt hàng nhỏ cùng một thời điểm) thông qua những bước xử lý liên tục. Trong hệ thống này, một yếu tố chính của Tư duy Tinh gọn, mỗi bước trong quy trình chỉ thực hiện yêu cầu được đặt ra bởi bước sau.
Nhóm nghiên cứu đã nắm bắt được các khuyết điểm liên quan đến sự an toàn của người vận hành, và đưa ra giải pháp như sau :
- Giải quyết vấn đề di chuyển của người điều phối, công nhân xếp dỡ ở khu vực xe nâng và các khu vực chất hàng.
- Đề xuất các mức sàn với cao độ khác nhau cho các bước khác nhau trong quy trình chọn và xử lý nguyên liệu.
- Liên quan đến việc nâng và hạ pallet, nhóm nhất trí chọn khoảng cách từ kho đến nơi chất nguyên vật liệu lên xe tải là 10 mét.
- Giải quyết những rủi ro liên quan đến chất lượng sản phẩm và thiệt hại do quá trình vận chuyển nguyên vật liệu lên xe.
Qua việc thu thập dữ liệu và quan sát những thời điểm khi người điều phối ngừng công việc và những lúc công việc diễn ra không chính xác, nhóm đã đưa ra một kế hoạch dựa trên quy trình làm việc của người điều phối để điều chỉnh các yếu tố “con người, vật liệu, thông tin và thiết bị” sao cho hợp lý. Ngoài ra, bằng cách nắm rõ cách vận hành của thiết bị nâng dỡ hàng hoá, dock và xe nâng, nhóm quyết định tận dụng tài nguyên hiện có để giúp người điều phối kết nối công việc nhịp nhàng hơn.
Về vấn đề an toàn cho người điều phối và đội công nhân xếp dỡ, công ty đã tìm cách loại bỏ nguy cơ tai nạn lao động cũng như điều chỉnh một số thiết bị để đảm bảo tính an toàn khi chất hàng. Sau đó, họ thiết lập một kế hoạch cụ thể với deadlines, người chịu trách nhiệm cho mỗi công việc,… Điều này càng làm tăng sự tham gia và gắn kết của nhóm. Có thể nói, sự cam kết từ công ty chính là một phần thiết yếu của quá trình chuyển đổi.
"Tư duy Tinh gọn” phần nào giúp họ thay đổi tư duy và làm cho công việc hàng ngày hiệu quả hơn. Để lan rộng “Tư duy Tinh gọn” và đào tạo đội ngũ, toàn bộ khu vực làm việc được bố trí cụ thể và các công việc chuẩn hóa đều được báo cáo với lãnh đạo công ty. Các hoạt động đều được giám sát chặt chẽ. Ngoài ra, mọi sai lệch so với tiêu chuẩn đều nhanh chóng được giải quyết dựa theo tác động của chúng đến dòng chảy và mức độ chậm trễ trong quá trình vận chuyển nguyên liệu. Ở giai đoạn này, giám sát và quản lý hàng ngày và quản lý các chỉ số kinh doanh chính (main business metrics) là điều tối quan trọng.
Nhóm dự án hiểu rằng ngoài việc tiêu chuẩn hóa công việc của họ, họ cần phải xem xét lại việc sử dụng các nguồn lực vật chất và thiết bị của họ. Điều này giúp điều chỉnh toàn bộ quy trình phù hợp với công việc của người điều phối, từ việc thu thập vật liệu tại nhà kho đến việc chọn nơi để xếp hàng, hay việc kiểm tra vật liệu đã ở đúng dock cho đến việc xếp hàng và vận chuyển lên xe. Trong suốt quá trình chuyển đổi, khi phải thực hiện những điều chỉnh cho các bước tiếp theo, các thành viên dần phát hiện ra rất nhiều lãng phí. Kết quả thật khả quan khi mọi người có thể loại bỏ lãng phí và giải quyết những vấn đề mà ban đầu họ không nhìn thấy, và cũng như hoàn thiện quy trình vận chuyển vật liệu hơn.
KẾT QUẢ :
Khi những cải tiến liên tục diễn ra, công ty cần phải hợp lý hóa quy trình nhập hàng của các xe tải nhằm giúp công việc trơn tru hơn, tạo luồng xử lý nội bộ cho phương tiện từ khi xe tải có mặt ở dock và kết nối quá trình này với thời gian xếp hàng cho mỗi phương tiện. Thật bất ngờ khi những cải tiến rất khả quan, giúp công ty tăng 47% thời gian xử lý và năng suất trong khoảng 4 tháng làm việc.
Kết quả thu được rất tích cực, nhóm dự án đã quyết định thực hiện thêm một cải tiến nữa khi họ nhìn thấy cơ hội “thuê và cho thuê” phương tiện dựa trên khối lượng ước tính mà họ cần xử lý. Họ cũng lắp đặt 2 sàn nâng thủy lực trong sàn xếp dỡ vật liệu. Qua những cải tiến trên, công ty cho thấy họ sẽ có cơ hội thu được lợi nhuận trong thời gian tới.
Khi đã có sự hiểu biết đầy đủ về toàn bộ quá trình, nhu cầu vận chuyển hàng ngày và takt time của quá trình xếp nguyên liệu, giờ đây, chỉ cần hai xe tải làm việc trong 8 giờ để xử lý tất cả công việc trên. Tất cả các chi phí phát sinh đều được loại bỏ, và tổng chi phí của quá trình đã giảm hơn 66%. Nhóm dự án cũng đã có những cải tiến nhất định với hệ thống mới :
- Tạo ra một nhịp điệu công việc đồng đều nhờ đưa ra một lộ trình hợp lý cho 2 xe tải. Giờ đây, toàn bộ hoạt động ở kho nội bộ và kho ngoài đều nắm được thời điểm xe đến - xe đi. Nhờ đó, nguyên vật liệu được chuẩn bị sẵn khi có xe đến để chất hàng lên.
- Công việc xếp dỡ hàng trở nên dễ dàng hơn nhờ vào bước tiêu chuẩn hoá.
- Tiêu chuẩn hóa công việc làm cho quá trình ra vào địa điểm, cũng như xếp dỡ hàng trở nên dễ dàng hơn.
- Danh sách xe và người điều phối đều được tinh gọn, đơn giản.
Sự thay đổi trong quy trình làm việc đã tăng an toàn lao động của người điều phối và đội công nhân đội xếp dỡ cũng như tăng năng suất công việc thêm 28%. Kết quả thật kinh ngạc. Kể từ khi xe tải đến cửa kho và thời điểm nó sẵn sàng đi đã giảm xuống còn 80 phút cho một lần vận chuyển chất liệu lên xe và tổng quá trình là 120 phút thay vì 8 giờ như trước. Công ty đã tiết kiệm 75% thời gian so với ban đầu.
BÀI HỌC KINH NGHIỆM :
Trong suốt 12 tháng, với rất nhiều thay đổi và cải tiến, công ty đã giảm 66% tổng chi phí di chuyển nguyên vật liệu và giảm 75% thời gian chu kỳ của một xe, từ khi đến chờ xếp hàng ở kho nội bộ đến khi tới kho ngoài. Những thay đổi này đã được nhân rộng trong các đơn vị khác của doanh nghiệp, điều này cho thấy cơ hội đưa “Tư duy Tinh gọn” vào các quy trình khác của công ty là rất lớn.
Những thay đổi này mất nhiều thời gian và đòi hỏi rất nhiều công sức. Một yếu tố thành công cho dự án này là làm rõ các bước khác nhau cho toàn bộ hoạt động: để đảm bảo điều này, nhóm đã tạo ra một hệ thống giám sát để kiểm soát các hoạt động, giúp họ hiểu được những lỗ hổng và đảm bảo sự liên kết trong nhóm trong suốt quá trình.
NGUỒN :
Dịch bởi: Kim Đăng Consulting
Kim Đăng Consulting là đơn vị chuyên đào tạo Lean/Tư vấn Lean, đào tạo sản xuất và tối ưu hóa quy trình cho doanh nghiệp. Khách hàng & Đối tác của chúng tôi là những doanh nghiệp FDI toàn cầu như: Nike, Cocacola, Netsle, Walmart, Pouchen, Taekwang, Samho, Far Eastern Polytex, Jia Hsin … cùng với những tổ chức quốc tế như: IFC (Tập Đoàn Tài Chính Quốc Tế), ILO (Tổ Chức Lao Động Quốc Tế - Liên Hiệp Quốc), USAID (Mỹ), Tổ chức Sáng kiến thương mại bền vững IDH (Hà Lan), Tập đoàn Afnor Group (Pháp), …
Tham khảo chi tiết về các dịch vụ đào tạo của chúng tôi tại đây.