4 chiến lược "Tư Duy Lean" để áp dụng trong thời điểm nền kinh tế thiếu bền vững

Nhìn vào quá khứ, chúng ta có thể nhận ra rằng : nền kinh tế thế giới luôn phải đối mặt với những biến động theo chu kỳ :

- Hơn một thập kỷ trước, đó là cuộc khủng hoảng tài chính Mỹ có căn nguyên đến từ bất động sản/nhà ở, và lây lan ảnh hưởng đến nền kinh tế toàn cầu.

- Cách đây gần 2 năm, đó là cuộc thương chiến Mỹ và Trung Quốc được nhen nhóm để định hình lại chuỗi cung ứng toàn cầu.

- Và hiện nay, đó là nền kinh tế thế giới đang phải đối mặt với sự đe dọa chưa từng có bởi đại dịch Covid-19.


tu-duy-lean-tu-duy-tinh-gon-kim-dang-consulting
4 chiến lược theo "Tư duy Lean" để áp dụng khi nền kinh tế thiếu bền vững

Trong đó có không ít doanh nghiệp chọn cách phản ứng trong những "thời điểm không chắc chắn" này là "không làm gì cả" và “chờ xem”. Cách tiếp cận này không may có nghĩa là doanh nghiệp không được chuẩn bị - khi định hướng cơ bản của nền kinh tế (lên/xuống) trở nên rõ ràng. Thay vào đó, các doanh nghiệp nên thực hiện các bước chủ động trong giai đoạn biến động, để chuẩn bị và có thể trụ vững trước bất kỳ điều kiện nào trong tương lai mà chúng ta có thể gặp phải.


Dựa vào "Tư Duy Tinh Gọn/Tư duy Lean" (Lean thinking), chúng ta có thể chọn 4 chiến lược sau đây để củng cố sự chắc chắn cho doanh nghiệp trước những biến động không mong muốn này :


1/ Giảm "Lead time" :

Lead time có thể hiểu đơn giản là thời gian để hoàn tất đơn hàng kể từ khi nhận đơn đặt hàng từ khách hàng.

Taiichi Ohno - Cha đẻ của Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS) , từng được cho là đã nói rằng “tất cả những gì chúng tôi đang cố gắng làm là giảm lead time”.

Vậy đó là "lead time" nào ? Tất cả !

Rõ ràng, "lead time" có thể là thời gian "từ khi nhận nguyên vật liệt đầu vào cho đến khi bắt đầu vận chuyển thành phẩm", đó có thể là "thời gian giao hàng", "thời gian báo giá" và "thời gian giao hàng của nhà cung cấp". Giảm được lead time là một trong những ưu tiên hàng đầu của "Tư Duy Tinh Gọn/Tư duy Lean", vì những lí do sau:


- Khi bạn giảm được "lead time" trong doanh nghiệp, bạn sẽ đưa doanh nghiệp của mình đến gần hơn với khách hàng. Sau đó, bạn có thể đáp ứng nhanh hơn những thay đổi nhanh chóng về nhu cầu, và đáp ứng những nhu cầu ngoài dự tính của khách hàng. Hãy nhớ rằng : nếu nền kinh tế tăng trưởng chậm lại, khách hàng sẽ trở nên khắt khe hơn vì họ thường có nhiều lựa chọn hơn về việc mua hàng của ai (cạnh tranh càng tăng trong thời điểm khó khăn). Do đó, giảm "lead time" ngay bây giờ sẽ mang lại cho doanh nghiệp của bạn lợi thế cạnh tranh, có thể bảo vệ doanh nghiệp của bạn trong thời gian nền kinh tế tăng trưởng chậm, và mang lại lợi thế cho bạn nếu nền kinh tế được cải thiện hoặc tăng tốc trở lại.


- Giảm được "lead time" sẽ giúp doanh nghiệp có lợi về "tiền mặt" - bằng cách giảm thời gian tổng thể từ việc "xuất tiền mặt để mua nguyên vật liệu" đến khi "nhận được thanh toán từ khách hàng". Đơn hàng hoàn tất càng nhanh, tốc độ dòng tiền trở về với công ty bạn cũng sẽ gia tăng như vậy.


- Và chắc chắn điều này có liên quan đến việc "giảm hàng tồn kho ở mọi giai đoạn" trong chuỗi cung ứng. Làm việc với các nhà cung cấp (supplier) để giảm thời gian đặt hàng cũng là cách hiệu quả nhất để giảm lượng nguyên vật liệu tồn kho của bạn (hầu như khi "cần" là "có", không phải dự trữ quá nhiều - vừa tăng sức ép cho kho hàng, vừa không có lợi cho yếu tố tiền mặt của công ty).


2/ Nâng cao năng lực của bạn - Không cần đầu tư vốn :

"Thời điểm không chắc chắn/thiếu bền vững" có nghĩa là rủi ro xung quanh việc đầu tư lớn sẽ tăng lên. Do đó, "Tư Duy Tinh Gọn/Tư duy Lean" gợi ý rằng việc thực hiện các bước để tận dụng tối đa thiết bị và cơ sở vật chất hiện tại, chính là một trong những cách tốt nhất để làm cho hoạt động kinh doanh của bạn trở nên vững mạnh hơn.

Giải pháp "Bảo trì năng suất tổng thể" (TPM) là cách tốt nhất để tận dụng tối đa tài sản hiện tại của bạn mà không cần đầu tư thêm. TPM là một phương pháp quản lý tài sản vật chất (máy móc,thiết bị) - tập trung vào việc duy trì và cải tiến máy móc sản xuất , nhằm giảm chi phí vận hành cho tổ chức. TPM được thiết kế để phổ biến trách nhiệm bảo trì hiệu suất máy móc, cải thiện sự tham gia của nhân viên và tinh thần đồng đội trong việc quản lý, kỹ thuật, bảo trì và vận hành.

Một chiến lược quan trọng khác là tận dụng tối đa cơ sở vật chất của bạn. Tạo bố cục Lean bằng "Quy trình phát triển bố trí cơ sở vật chất" (FLDP) có thể giải phóng ít nhất 30% không gian trong cơ sở hiện tại của bạn, cũng như mang lại năng suất cao hơn vì loại bỏ những lãng phí liên quan đến chuyển động và vận chuyển. "Không gian thừa" vừa được giải phóng này sau đó có thể được tận dụng làm nguồn lực tăng trưởng khi nền kinh tế được cải thiện, hoặc trở thành một cơ hội để tạo ra một dòng doanh thu khác nếu hoạt động kinh doanh chậm lại.


3/ Thúc đẩy mọi người cùng tham gia giải quyết vấn đề :

Các biện pháp cắt giảm chi phí thường được cân nhắc trước tiên trong giai đoạn kinh doanh thiếu bền vững. Điều này thường liên quan đến việc giảm bớt yếu tố con người/nhân lực (sa thải,cắt giảm nhân công) - và gây ra nỗi sợ hãi và tinh thần kém cho các nhân viên của bạn. Tuy nhiên sa thải bớt nhân công chưa bao giờ là phương pháp chính của "Tư Duy Tinh Gọn/Tư duy Lean". Vào thời điểm việc kinh doanh không chắc chắn, có thể bạn sẽ cần mọi người tham gia vào để cùng giải quyết vấn đề. Khai thác các ý tưởng ở "mọi cấp độ của doanh nghiệp" và "trao quyền cho mọi người" để cùng nhau tìm ra giải pháp cải tiến - có thể giúp bạn có được cả 2 điều sau : Chi phí thấp hơn và một tập thể gắn bó, bền vững.


tu-duy-lean-tu-duy-tinh-gon-kim-dang-consulting
"Tư duy Lean" chưa bao giờ khuyến khích doanh nghiệp hãy sa thải và cắt giảm nhân sự. Bởi vì Lean cần có sự hợp tác của tất cả mọi người để thành công, không phải là một kẻ thù đe dọa tới công việc của họ.

Những nhân viên/quản lý ở tuyến đầu nhìn ra cách doanh nghiệp của bạn lãng phí tiền mỗi ngày . Do đó, nếu bạn có thể yêu cầu họ chia sẻ được những quan sát này, và thậm chí chủ động tự khắc phục một số vấn đề, bạn có thể giảm đáng kể chi phí mà không cần phải sa thải ai. Làm bất cứ điều gì có thể: cắt giảm lãng phí, hoặc "thắt lưng buộc bụng" - điều đó tốt hơn việc phải sa thải những nhân viên đã cống hiến cho công ty bạn. Trừ khi điều kiện không thể cho phép, thì việc cùng nhau chia sẻ những nhận thức về giai đoạn khủng hoảng và thiếu bền vững, rồi cùng nhau tìm ra giải pháp sẽ là lựa chọn tuyệt vời nhất của một người lãnh đạo thực thụ.


"Quy trình lãnh đạo Lean hằng ngày" đưa ra 3 nguyên lí chính để một người lãnh đạo có thể tận dụng :

- Quản lý nơi làm việc trực quan, để năng suất công việc hằng ngày được ghi lại bởi các nhà lãnh đạo tuyến đầu và trình bày nó một cách rõ rệt tại nơi làm việc, để mọi nhóm/phòng ban có thể theo dõi và nhận thức được vấn đề hiện tại của doanh nghiệp.

- Tổ chức các "cuộc họp đứng" hàng ngày (Daily stand up meeting, hay còn gọi là daily huddle, daily scrum, morning roll-call) kéo dài 10 phút - nơi các nhà lãnh đạo ở mọi cấp độ gặp gỡ với nhóm nhân viên của họ để đánh giá ngắn gọn năng suất hàng ngày, nhận ra thành công hoặc nêu bật các vấn đề. Sau đó, các nhóm có thể sử dụng các công cụ giải quyết vấn đề đơn giản để tự tìm ra nguồn gốc, và khắc phục nguyên nhân gốc rễ của những vấn đề này.

- Tạo ra một "danh sách chuẩn" các công việc thường ngày mà một lãnh đạo phải làm. Điều này đảm bảo rằng các nhà lãnh đạo có được những thói quen hỗ trợ tích cực và gắn kết nhóm của họ, có khả năng để phòng ngừa các vấn đề tiềm tàng (thay vì "chữa cháy" chúng) và thúc đẩy sự cải tiến. Trở thành một lãnh đạo đi đầu và dẫn dắt nhóm của bạn một cách hợp lý để dự đoán hoặc đối mặt với giai đoạn khó khăn - thay vì áp lực lên nhân viên, phản ứng với vấn đề một cách ngẫu nhiên và thiếu định hướng.


4/ Thực hiện "Quy trình Triển khai Chiến lược" (Hoshin Kanri) :

Một trong những vấn đề lớn nhất mà các doanh nghiệp phải đối mặt khi điều kiện kinh tế thay đổi là họ phản ứng quá chậm. Trong khi các nhà lãnh đạo cấp cao có thể nhìn thấy hướng đi mà doanh nghiệp cần thực hiện, thì nhiều người lại thiếu cơ chế và ràng buộc để đảm bảo rằng phần còn lại của doanh nghiệp cũng đi theo hướng đó. Vì lý do này, hiện tại là thời điểm tốt để áp dụng một trong những công cụ của "Tư Duy Tinh Gọn/Tư duy Lean", đó là thiết lập một quy trình triển khai chiến lược hiệu quả Hoshin Kanri.

Quy trình triển khai chiến lược hiệu quả dựa trên các "Kế hoạch A3" (A3 Plans) cho phép các nhà lãnh đạo cấp cao thiết lập một hướng đi đơn giản và rõ ràng. Sau đó, điều này có thể được phân cấp nhanh chóng và hiệu quả - thông qua việc mỗi đơn vị hoặc phòng ban cũng phát triển kế hoạch A3 của riêng họ, để đáp ứng với chiến lược tổng thể của công ty. Một quá trình triển khai chiến lược hiệu quả cũng phải kết hợp một quá trình “catch ball” (*) để có thể đưa ra phản hồi/nhận định với cả tổ chức. Sau đó, chiến lược có thể được điều chỉnh dựa trên những phản hồi này để đảm bảo rằng quá trình chiến lược sẽ tương thích với các điều kiện thị trường, và đảm bảo rằng có sự liên kết chiến lược hoàn chỉnh trong hoạt động kinh doanh. Khi quá trình này được thiết lập, sự thay đổi chiến lược có thể nhanh chóng được truyền đạt lên/xuống trong tổ chức một cách hiệu quả và nhất quán. Điều này sẽ cho phép doanh nghiệp của bạn phản ứng nhanh hơn nhiều với bất kỳ thay đổi nào trong điều kiện thị trường của bạn.

(*) Chú thích : Catchball là một phần của phương pháp Hoshin Kanri - cho phép bạn sắp xếp các mục tiêu của công ty với hành động của tất cả mọi người thuộc mọi cấp bậc trong công ty.


Kết luận :

Giai đoạn nền kinh tế biến động/thiếu bền vững sẽ luôn xảy ra theo chu kỳ, vì vậy "chờ và xem" là chiến lược tồi tệ nhất có thể để đối phó với sự không chắc chắn này. Thay vào đó, hãy áp dụng "Tư Duy Tinh Gọn/Tư duy Lean" để tăng khả năng phục hồi và linh hoạt cho doanh nghiệp của bạn. Bằng cách đó, bạn có thể tự tin đối mặt với bất kỳ điều kiện nào xuất hiện từ những thời điểm không chắc chắn này.

Nguồn :

https://txm.com/four-lean-strategies-uncertain-economic-times/

Dịch bởi : Kim Đăng Consulting


Kim Đăng Consulting là đơn vị chuyên đào tạo Lean/Tư vấn Lean, đào tạo sản xuất và tối ưu hóa quy trình cho doanh nghiệp. Khách hàng & Đối tác của chúng tôi là những doanh nghiệp FDI toàn cầu như: Nike, Cocacola, Netsle, Walmart, Pouchen, Taekwang, Samho, Far Eastern Polytex, Jia Hsin … cùng với những tổ chức quốc tế như: IFC (Tập Đoàn Tài Chính Quốc Tế), ILO (Tổ Chức Lao Động Quốc Tế - Liên Hiệp Quốc), USAID (Mỹ), Tổ chức Sáng kiến thương mại bền vững IDH (Hà Lan), Tập đoàn Afnor Group (Pháp), …

Tham khảo chi tiết về các dịch vụ đào tạo của chúng tôi tại đây.