Có 5 nguyên lý chính trong hệ thống quản trị tinh gọn : Giá trị, Lưu trình giá trị, Dòng chảy liên tục, Hệ thống kéo và Hoàn thiện. Lean luôn bắt đầu và kết thúc với khách hàng. Khách hàng là người duy nhất xác định giá trị của sản phẩm và dịch vụ. Để tạo ra giá trị theo cách hiệu quả nhất cho khách hàng, bạn phải tập trung vào việc cải thiện quy trình, áp dụng hệ thống kéo và phấn đấu để hoàn thiện.

1. GIÁ TRỊ

Bước đầu tiên - cũng là tiền đề của bất kỳ hoạt động Lean nào, là xác định khách hàng và những gì khách hàng coi trọng. Khách hàng thực sự muốn gì? Khách hàng luôn thay đổi - mong muốn của ngày hôm nay trở thành nhu cầu của ngày mai. Hãy luôn đặt ra câu hỏi, liệu khách hàng muốn gì hôm nay ? Khách hàng sẽ muốn gì vào ngày mai?

Trong Lean, khách hàng xác định những hoạt động nào trong dòng giá trị là "giá trị gia tăng". Để được coi là "giá trị gia tăng", bất kỳ quá trình hoặc hoạt động nào tác động lên sản phẩm hoặc dịch vụ theo bất kỳ cách nào đều phải đáp ứng 3 tiêu chí chính :

· Khách hàng phải sẵn sàng trả tiền cho nó. Thanh toán thường được coi là bằng tiền, nhưng nó có thể bao gồm thời gian hoặc các nguồn lực khác.

· Hoạt động phải biến đổi sản phẩm hoặc dịch vụ theo một cách nào đó.

· Hoạt động phải được thực hiện chính xác ngay lần đầu tiên.

Tóm lại, xác định chính xác "Giá trị" là gì theo quan điểm của khách hàng - chính là bước khởi đầu thiết yếu trong quản trị tinh gọn.

2. LƯU TRÌNH GIÁ TRỊ

Sau khi bạn xác định giá trị từ góc nhìn của khách hàng, bước tiếp theo trong quản trị tinh gọn là xác định và phân tích dòng hoạt động tạo ra giá trị đó. Lưu trình giá trị là một quá trình bao gồm những hành động cần thiết để đưa một sản phẩm/dịch vụ nào đó tới tay khách hàng.

Bằng cách xem xét quy trình từ lúc bắt đầu (nhận đơn đặt hàng hoặc dự báo) tới khi kết thúc (lưu kho hoặc phân phối sản phẩm), bạn có thể:

· Xác định rõ bước nào trong quy trình không tạo ra giá trị cho khách hàng.

· Xác định bước nào dư thừa và lãng phí, để có thể loại bỏ những sai sót đó.

3. DÒNG CHẢY LIÊN TỤC

Sau khi loại bỏ các lãng phí ra khỏi Chuỗi giá trị, việc tiếp theo là đảm bảo các hoạt động còn lại trong chuỗi giá trị được lưu thông suôn sẻ, không bị gián đoạn, trì hoãn hay tắc nghẽn. Điều này tạo ra một dòng chảy liên tục nhằm đảm bảo sản phẩm/dịch vụ đến tay khách hàng nhanh nhất có thể.

Đồng thời cũng phải lưu ý rằng : việc loại bỏ những lãng phí vẫn được diễn ra trong nguyên lý này.

4. HỆ THỐNG KÉO

Ví dụ trong sản xuất, khách hàng đặt hàng và bạn chỉ sản xuất vừa đúng theo đơn đặt hàng đó (đúng chủng loại, đúng số lượng, đúng thời gian) thì gọi là sản xuất theo nguyên lý “kéo”.

Kéo - tức là khách hàng kéo bạn thông qua đơn đặt hàng - và bạn làm theo đúng yêu cầu đó. Nếu bạn sản xuất trước thời điểm khách hàng cần và phải lưu kho chờ đến lúc giao hàng, hoặc bạn sản xuất nhiều hơn để dự phòng (sản xuất dư thừa) thì không phải là “kéo”.

Như vậy, lợi ích chính của hệ thống kéo chính là tránh hàng tồn kho dư thừa, cùng với chi phí cần thiết để quản lý lượng hàng tồn kho dư thừa đó.

5. HOÀN THIỆN

Khi doanh nghiệp bắt đầu định nghĩa chính xác "Giá trị" là gì, xác định toàn bộ "Lưu trình giá trị", đảm bảo "Dòng chảy liên tục" và để khách hàng "Kéo giá trị" thì doanh nghiệp phải cố gắng đạt đến sự "hoàn thiện" - bằng cách không ngừng loại bỏ những lãng phí khi phát hiện ra chúng. Một số công cụ chính để xây dựng và hoàn thiện lean bao gồm: Bản đồ chuỗi giá trị, Kaizen, 5S, Just in time, Kanban…

TỔNG KẾT :

5 nguyên lý cơ bản của quản trị tinh gọn cho phép các nhà quản trị nhận ra sự thiếu hiệu quả trong hệ thống vận hành doanh nghiệp và mang lại nhiều giá trị hơn cho khách hàng. Bằng cách thực hiện tất cả 5 nguyên lý trên : doanh nghiệp có thể duy trì tính cạnh tranh, tăng giá trị cho khách hàng, giảm lãng phí và gia tăng lợi nhuận.

Kim Đăng Consulting là đơn vị chuyên đào tạo Lean/Tư vấn Lean, đào tạo sản xuất và tối ưu hóa quy trình cho doanh nghiệp. Khách hàng & Đối tác của chúng tôi là những doanh nghiệp FDI toàn cầu như: Nike, Cocacola, Netsle, Walmart, Pouchen, Taekwang, Samho, Far Eastern Polytex, Jia Hsin … cùng với những tổ chức quốc tế như: IFC (Tập Đoàn Tài Chính Quốc Tế), ILO (Tổ Chức Lao Động Quốc Tế - Liên Hiệp Quốc), USAID (Mỹ), Tổ chức Sáng kiến thương mại bền vững IDH (Hà Lan), Tập đoàn Afnor Group (Pháp), …

Tham khảo chi tiết về các dịch vụ đào tạo của chúng tôi tại đây.