Tên gọi "5S" bắt nguồn từ năm từ tiếng Nhật: Seiri (Sort), Seiton (Set in order), Seiso (Shine), Seiketsu (Standardize), và Shitsuke (Sustain), mỗi từ đều phản ánh một nguyên tắc cốt lõi trong việc tạo ra và duy trì một môi trường làm việc có hiệu suất cao:

• ​S1 (Sort - Sàng lọc): bước đầu tiên của Phương pháp 5S tập trung vào việc sàng lọc các vật dụng, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, trang thiết bị, ... vào 3 danh mục chính: cần thiết, không cần thiết và chưa cần thiết. Nhóm thuộc hạng mục cần thiết sẽ được giữ lại tại nơi làm việc, ngược lại, nhóm thuộc hạng mục không cần thiết sẽ bị loại bỏ đi. Đối với hạng mục chưa cần thiết, ta tạm thời đưa chúng vào kho lưu trữ.

• S2 (Set in Order - Sắp xếp): bước thứ hai của Phương pháp 5S yêu cầu chúng ta phải sắp xếp nhóm hạng mục cần thiết vào đúng vị trí của nó. Tuy nhiên nó không chỉ đơn giản là tìm một không gian trống để đặt vào, mà phải dựa trên các tiêu chí khoa học, ví dụ như FIFO, "5 Dễ 3 Định", tần suất sử dụng, công thái học, ... để tạo ra một môi trường làm việc lý tưởng hơn cho người lao động, giúp họ nâng cao năng suất chất lượng, tính an toàn và tinh thần làm việc.

• S3 (Shine -  Sạch sẽ): bước thứ ba của Phương pháp 5S liên quan đến việc giữ gìn cho khu vực làm việc được sạch sẽ, ngăn nắp, đồng thời chủ động nhận biết các nguồn gốc, nguyên nhân gây nhiễm bẩn tại khu vực làm việc.

• S4 (Standardize - Săn sóc): là bước quan trọng nhưng cũng là bước thách thức nhất trong quá trình áp dụng Phương pháp 5S. Bước này giúp thiết lập các tiêu chuẩn và quy tắc thực hiện cho ba bước trước đó (S1, S2, S3), nhằm cung cấp hướng dẫn và đảm bảo việc thực hành Phương pháp 5S diễn ra nhất quán bởi mọi thành viên trong tổ chức. Việc thiếu giám sát và đánh giá thường xuyên cũng gây khó khăn cho các doanh nghiệp, vì các tiêu chuẩn S4 cần được xem xét định kỳ và điều chỉnh theo thời gian để phản ánh môi trường làm việc thay đổi. Trong bước S4 này, các doanh nghiệp cũng có thể tận dụng Phương pháp Quản Lý Trực Quan (Visual Management) để nâng cao tính hiệu quả khi triển khai. 

• S5 (Sustain - Sẵn sàng): là bước cuối cùng trong Phương pháp 5S, tập trung vào việc xây dựng các chính sách khuyến khích thực hiện 5S, hệ thống đánh giá và theo dõi, và các phong trào, chiến dịch tuyên truyền tới toàn thể công ty. Bước này đảm bảo sự duy trì và tính kỷ luật trong việc thực hiện liên tục các bước trước đó. Điều này đòi hỏi sự cam kết từ tất cả mọi người trong tổ chức để tạo ra một văn hóa 5S tích cực và bền vững.